Gängige Methodik ist, Protokolle, Telefonnotizen oder Bautagebuch jeweils separat als Datei oder Dokument zu führen. Wir sehen darin den Nachteil, dass Informationen an unterschiedlichen Orten zu finden sind und die Gefahr besteht, dass manche Aufgaben nicht berücksichtigt werden. Die Suche nach bestimmten Themen ist insbesondere bei großen Projekten mühsam bis unmöglich.

Uns ist es daher wichtig, für alle geführten Gespräche oder getroffene Entscheidungen ein Dokument zu führen, welches alle Entscheidungen über alle Leistungsphasen dokumentiert.

Während der Planungsphase dient ein durchgängiges Protokoll vorwiegend als Gesprächsprotokoll, als Telefonnotiz oder als Informationsblatt für getroffene Entscheidungen. Während der laufenden Baustelle wird das Dokument zum Bautagebuch und unterstützt in übersichtlicher Weise die Mängelverwaltung.

Während der Bauzeit verwenden wir das mobile Bautagebuch: der Bauleiter kann noch vor Ort über Smartphone den Bautagebericht mit Bilddokumentation und Arbeitsanweisung an die Firmen verschicken, der Vorgang ist im Bautagebuch dokumentiert.

Der wesentliche Vorteil ist, dass sämtliche Informationen in einem Dokument zu finden sind, in allen Varianten gefiltert werden kann und als komplette Datei dem Bauherrn nach Abschluss des Projekts zur Verfügung gestellt werden kann.

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